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Product Information Management mit DC-X

DC-X goes PIM: Seit Anfang September nutzt der international agierende Distributeur und Retailer Gebr. Heinemann das digitale Asset Management System von Digital Collections für den Bildworkflow und die Verwaltung von Produktinformationen.

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Heinemann-Shop am Hamburger Flughafen

Vor dem Boarding noch schnell ein kleines Mitbringsel besorgen, in Vorfreude auf den Urlaub eine neue Sonnenbrille kaufen oder einfach nur stöbern? Wer viel auf dem Luftweg unterwegs ist, hat mit großer Wahrscheinlichkeit schon einmal den Fuß in einen der über 230 Duty Free und anderen Shops gesetzt, die Gebr. Heinemann an den europäischen Flughäfen betreibt. Die Produktpalette beinhaltet mehr als 1.500 Marken von 1.000 Lieferanten – von Parfum und Kosmetik über Tabakwaren, Weine und Spirituosen, Süßwaren und Delikatessen bis zu Fashion und Accessoires.

Zu jedem Produkt gibt es ein oder mehrere Bilder, die zu Marketingzwecken, in den Web-Shops und im Rahmen von Kundenaufträgen eingesetzt werden. Diese Artikelbilder verwaltet Heinemann in einem – vom Kunden selbst „Mediendatenbank“ getauften – DC-X-System. Auch Markenlogos, Werbemotive, Shop-Bilder (wie oben), Agenturmaterial und Videos sind über DC-X zugänglich  – das System ist der zentrale Ablageort für alle Medien, die Heinemann nutzt und enthält über 250.000 digitale Assets.

Anhand von Filtern und Suchmasken ist es für die Mitarbeiter leicht, sich im virtuellen Produktdschungel zurechtzufinden. Artikelbilder können gezielt über die Artikel- oder Referenznummer gesucht oder nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

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Artikelbilder im DC-X, gefiltert nach Haupt-Warengruppe (Liquor, Tobacco, Confectionery), Warengruppe (Süßwaren aller Art & Kaugummi), Marke (Haribo) und Bild-Typ (Haupt-Artikelbild).

Über eine Schnittstelle kommuniziert DC-X mit dem von Heinemann verwendeten Product Information Management System (SAP). Die dort hinterlegten Artikelstammdaten – Warengruppe, Marke, Artikelnummer, Produktbeschreibung usw. – werden zu DC-X transferiert und dem jeweiligen Artikelbild zugeordnet. So sind die Produktinformationen in den Metadaten des Artikelbilds im DC-X hinterlegt, was den Benutzern vielfältige und bequeme Recherchemöglichkeiten eröffnet. Andersherum kann das PIM-System ein Artikelbild zum gerade bearbeiteten Stammdatensatz anzeigen. Die Brücke zwischen beiden Systemen ist die Artikelnummer, die als eindeutiger Identifikator dient.

Wenn sich das Design eines Produktes (z.B. die Form der Flasche oder die Verpackung) einmal ändert und jemand das Artikelbild im DC-X entsprechend anpasst, so profitieren sämtliche angebundene Systeme von der Aktualisierung. Das gilt für SAP genau wie für die von Heinemann betriebenen Web-Shops, die das DC-X-System mit Artikelbildern beliefert.

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Artikel-Ansicht im Web-Shop

Um einen Überblick darüber zu bekommen, zu welchen Artikeln noch Bilder fehlen bzw. welche Bilder nicht in ausreichender Auflösung vorhanden sind, können sich die Heinemann-Mitarbeiter von DC-X detaillierte Excel-Reports erstellen lassen.

Für den Datenaustausch mit Lieferanten, Kunden, Fotografen und anderen Externen nutzt Gebr. Heinemann Upload Requests und Freigaben. Soll z.B. im Auftrag einer Airline ein Bordmagazin mit Artikeln erstellt werden, die nicht zur Heinemann-Produktpalette gehören, so kann die Airline die dafür benötigten Bilder anhand eines über DC-X verschickten Links ins System hochladen, ohne dafür Zugangsdaten zu benötigen. Andersherum können ausgewählte Artikelbilder für Externe freigegeben werden. Dabei kann der Mitarbeiter entscheiden, ob sein Gegenüber die Bilder nur ansehen oder auch (in geringer oder hoher Aufösung) herunterladen darf und wie lange die Freigabe gültig ist.

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Ansicht der „für extern“ freigegebenen Artikelbilder

Eine andere Möglichkeit, Artikeldaten zu verschicken, sind die PDF-Bildkataloge. Diese Funktion erzeugt eine Übersicht der ausgewählten Bilder. Das Layout (Anzahl der Spalten und Zeilen) und die Informationen, die unter dem jeweiligen Bild angezeigt werden sollen, werden über einen Dialog ausgewählt. Anschließend kann das PDF heruntergeladen werden.

Das Rechtemanagement-Modul gewährleistet die korrekte Nutzung von Motiven innerhalb eines festgelegten Zeitraums. Wird beispielsweise auf einem Werbebanner für Lancôme am Frankfurter Flughafen das Gesicht von Penelope Cruz gezeigt, dann darf das nur so lange geschehen wie vertraglich mit der Schauspielerin vereinbart.


Daten & Fakten

Gebr. Heinemann beliefert internationale Flughäfen, Airlines, Kreuzfahrtschiffe und Bordershops in über 100 Ländern mit einem ständig wachsenden Duty Free Sortiment internationaler Markenartikel aus den Bereichen Parfum & Kosmetik, Wein & Spirituosen, Süßwaren, Delikatessen u.v.m. und hat im Einzelhandel rund 40 Millionen Kunden jährlich. Was die Brüder Carl und Heinrich Heinemann 1879 als kleines Familienunternehmen begannen, entwickelte sich über vier Generationen zu einem der bedeutendsten Distributeure und Retailer auf dem internationalen Reisemarkt.

Text: Nina Drewes, Digital Collections, Oktober 2015